Aquesta entrada és la continuació d’aquesta altra: Un dia en el núvol (I).images

08:10 AM – Comença la jornada laboral al despatx. Repasso el correu a fons. Sóc d’aquests que pensa que el correu no ha de ser una eina d’organització de la feina. En tenim d’altres que ho fan molt millor. De fet podem trobar una teoria que tracta molt bé aquest tema: GET THINGS DONE (GTD).

  • Doncs bé, a partir d’aquests articles vaig trobar una eina d’organització de tasques que va molt bé, el TRELLO. Aquesta eina permet organitzar les tasques en llistes de manera que puguis treballar en GTD, o SCRUM. També permet enviar correus directament al teu dashboard per una posterior classificació.
  • Una companya de feina em va parlar de l’EVERNOTE. Es tracta d’un repositori de notes, amb classificació i etiquetes, que em permeten recollir les notes d’una reunió, documentació, informació de configuracions, etc. També ofereix la possibilitat d’enviar notes via el correu. Té mil facilities per augmentar la productivitat.
  • Tant  TRELLO com EVERNOTE tenen la corresponent app que et pots descarregar al móbil.

Doncs som-hi, comencem a revisar el correu:

  • Milers de missatges en els que estic copiat només per mantenir-me informat. Lectura en diagonal, i posterior esborrat.
  • Missatges de convocatòries de reunions. Miro disponibilitat a l’agenda (OUTLOOK/EXCHANGE), accepto, proposo canvi de data, o bé delego en el tècnic adequat per la matèria de la reunió. Confesso que em reservo espais a l’agenda amb reunions fictícies per poder dedicar-me a AFILAR LA SERRA (un dels 7 hàbits de la gent altament efectiva).
  • Missatge amb instruccions per configurar l’accés a la xarxa des d’un PC  no corporatiu. Aquest va al EVERNOTE. Simplement he de fer un “reenviar” al compte de l’EVERNOTE… Després ja el classificaré.
  • Missatge amb una petició de suport pel desenvolupament d’un WEB que s’ha d’alimentar de sistemes d’informació corporativa. Aquest va al TRELLO del departament, via “reenviar”. No ho havia dit, però el TRELLO et permet tenir diversos dashboards, i compartir-los amb la resta de l’equip.
  • Missatge amb un encàrrec de preparar un informe. Aquest és del jefe, no el puc delegar. Me’l reenvio al meu TRELLO.

08:30 AM – Ja tinc la bústia neta, ara toca classificar i endreçar la feina. Vaig al meu TRELLO, on he definit una estructura GTD de llibre, i a planificar. El primer que he de fer és revisar les tasques noves que han arribat per mail i classificar-les. Tinc llistes de FIRE (el que crema, no pot esperar), TARGET SETMANAL (els objectius per aquella setmana), WAITING (tasques esperant per la feina d’altres), WISHES (aquelles coses que voldries fer quan estàs tranquil), etc… Com a resultat ja tinc la feina a fer endreçada. Després mi poso. I no es tracta de procrastinació, doncs he de revisar també l’EVERNOTE. Ull amb la procrastinació, la tecnologia ajuda molt si se’n fa un ús adequat, però amaga perills, tenim un accés molt fàcil a sites i xarxes que l’únic que ens fan és perdre el temps: FACEBOOK, YOUTUBE, FLICKR, … Per aquells que patiu aquesta facilitat a desviar l’atenció cap a altres temes de la xarxa podeu trobar extensions i plugins dels navegadors que limiten l’accés a llocs d’aquest tipus.

08:40 AM – Reviso l’EVERNOTE, sobre tot tot allò que he enviat per mail. S’ha de classificar, posar etiquetes si cal, i marcar “recordatori” en cas de ser una nota que té coses pendents. Aquesta facilitat que ofereix EVERNOTE de marcar recordatoris és molt útil per aquelles notes d’una reunió on has quedat encarregat de fer quelcom. Com ho has de fer, doncs posar al principi de la nota una checklist de temes a fer (encàrrecs) i marcar la nota amb recordatori. Després, en els moments de treball individual, en pau espiritual, pots dedicar-te a treballar aquests temes pendents.

08:50 AM – Fantàstic, primera reunió del dia a les 10:00. Podré esmorzar, estirar les cames una estona i “matar” algun dels temes FIRE del meu TRELLO. Es tracta de l’informe del jefe. 5′ per identificar els punts a tractar, 5′ per definir el fil conductor. I ara, amb 30′ més preparo la presentació amb PREZI. Em vaig apuntar a un curs gratuït de PREZI que feien al Cibernarium, 3 hores. Us he de dir que amb 2h en tens suficient, la darrera hora era per fer pràctiques i preguntes. PREZI et permet fer unes presentacions molt atractives i força ràpid. Hi ha molta comunitat que comparteix els seus treballs.

09:30 AM – Presentació acabada. LI passo el link al jefe i espero feedback. Esmorzem?

10:00 AM – Reunió interna de departament, 2 hores. Preparem la sala i el projector, doncs tota la reunió es farà en base al TRELLO del departament. Es com si tinguéssim una pissarra electrònica. En aquestes reunions revisem tot el que ha entrat nou, repartim feina i classifiquem. Tots els components de l’equip poden afegir tasques/issues nous. Tenim llistes de TARGETs setmanal i mensual, així no ens despistem, podem dir que estem enfocats, que tenim un focus clar. Revisem també les tasques running i aquelles que estan waiting, a veure si podem fer quelcom per destravar-les. Aquest GTD de departament és molt efectiu, tots sabem que està fent el departament en bloc, tots tenim capacitat per respondre a qualsevol necessitat relacionada en cas que el responsable de la mateixa no estigui disponible. Però el més important és la sensació de seguretat de que no queda res per tractar, que cap tasca morirà d’inanició.  Per cert, una altra avantatge d’utilitzar TRELLO: si una tasca et toca a tu te la pots moure al teu TRELLO particular.

12:00 AM – Reunió de seguiment amb el principal client. Doncs tenim un altre TRELLO compartit amb ell. Mateixa filosofia, mateixa eina.

14:00 AM – Tinc gana, vaig a dinar

Pels matins s’acostuma a treballar molt, però fer poca feina. Treballes molt perquè no pares tranquil un moment, però feina, el que es diu fer feina, poca. Podem continuar amb les tasques de la tarda en una altra entrada del bloc, la part III. Us la dec. Veureu altres eines al núvol que us ajudaran molt a FER FEINA de la bona.

. – Xavier Roca Vilalta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s